Control de caducidad de productos en tiendas: guía práctica 2026

Vender un producto caducado a un cliente es el peor escenario para cualquier comerciante: desde una queja hasta una inspección sanitaria con multa. Pero controlar la caducidad de decenas o cientos de productos es una tarea que, sin el sistema adecuado, se escapa.

Esta guía te explica cómo montar un sistema de control de caducidades que funcione en el día a día de tu tienda, sin complicaciones y sin depender de revisar físicamente cada producto cada mañana.

Por qué el control de caducidades es más importante de lo que parece

Hay dos tipos de consecuencias por no controlar las caducidades. Las económicas son las más visibles: producto que caduca es dinero perdido. Pero las legales son las más graves: la normativa sanitaria obliga a retirar del mercado cualquier alimento que haya superado su fecha de consumo preferente o de caducidad.

Una inspección de sanidad que encuentre productos caducados en tu tienda puede suponer multas desde 600 hasta 60.000 euros dependiendo de la gravedad, y en casos extremos el cierre cautelar del establecimiento.

Diferencia entre fecha de caducidad y fecha de consumo preferente

Es un error común confundir las dos:

• Fecha de caducidad ("cad" o "cons. pref."): El producto no puede venderse ni consumirse después de esa fecha. Aplica a productos de alta perecibilidad: carne, pescado, huevos, lacteos.
• Fecha de consumo preferente ("consumir preferentemente antes de"): El producto pierde calidades organolépticas pero no es peligroso. Aplica a productos de baja humedad: galletas, conservas, cereales.

Para el control de tu tienda, ambas fechas importan, pero la caducidad tiene prioridad absoluta.

El sistema de alertas: la clave del control de caducidades

Revisar físicamente todos los productos cada día es inviable. Lo que necesitas es un sistema que te avise con antelación suficiente para actuar antes de que el producto caduque y ya no sea vendible.

La antelación óptima depende del tipo de producto:

• Frescos (fruta, verdura, carne): alerta a 1–2 días
• Ref rigerados (lácteos, embutidos): alerta a 3–5 días
• Ultracongelados: alerta a 7–10 días
• Secos y conservas: alerta a 30 días

Cómo actuar cuando recibes una alerta de caducidad

Tener la alerta no vale de nada si no tienes un protocolo claro de qué hacer al recibirla:

1. Separar el lote: Identifícalo físicamente y pónlo en un lugar visible.
2. Evaluar la cantidad: Si son pocas unidades, una promoción puntual las liquida. Si son muchas, considera donación a banco de alimentos o negociación con proveedor.
3. Aplicar descuento: Un 20–30% en el precio liquida casi cualquier producto antes de que caduque.
4. Registrar la merma: Si al final hay producto que no sale, regístralo como merma. Necesitas ese dato para calcular tu rentabilidad real y ajustar pedidos futuros.

Software vs Excel vs papel para control de caducidades

Las tres opciones funcionan, pero con limitaciones muy distintas:

Papel: Vale para 10–20 productos con una sola persona. Con más referencias o empleados, los errores se acumulan y nadie sabe qué ha registrado quién.

Excel: Más organizado, pero requiere disciplina para mantenerlo actualizado y no genera alertas automáticas a menos que alguien lo revise activamente.

Software específico: Registra cada lote al entrar, genera alertas automáticas configurables, descuenta el lote correcto en cada venta (FIFO) y te da el valor en riesgo de caducidad en tiempo real. A partir de 50 referencias o dos empleados, es el único sistema que escala.