Los proveedores son una parte crítica de cualquier tienda de alimentación. Un proveedor que falla, llega tarde o sube precios sin avisar puede dejarte sin stock en el momento menos oportuno. Una gestión de proveedores ordenada es la base de una cadena de suministro fiable.
Esta guía te explica cómo organizar tus relaciones con proveedores para que tu tienda nunca se quede sin lo que necesita.
El primer paso es tener todos tus proveedores documentados en un solo lugar. Para cada uno anota: nombre de la empresa y persona de contacto, teléfono y forma de contacto habitual, catálogo o familias de producto que te suministra, frecuencia de entrega y días de pedido, plazo desde el pedido hasta la entrega, condiciones de pago (contado, 30 días, etc.) y precio mínimo de pedido si lo tiene.
Con este listado sabes en un vistazo con quién tienes que hablar para cada producto y cuándo tienes que hacer el pedido para que llegue a tiempo.
Este punto es fundamental para evitar roturas de stock. Cada proveedor tiene su propio ritmo: hay quien entrega al día siguiente, quien tarda tres días y quien solo sirve una vez a la semana. Si no conoces estos plazos, acabarás haciendo pedidos de emergencia a precios peores o quedando sin producto.
Una vez que conoces el plazo de cada proveedor, puedes calcular el stock mínimo que necesitas tener antes de hacer el pedido. Si tu proveedor de fruta tarda 2 días y vendes 5 kg al día, necesitas tener al menos 10 kg antes de pedir para no quedarte sin stock durante la espera.
La negociación con proveedores no tiene que ser un conflicto. Hay formas de conseguir mejores condiciones manteniendo una relación larga y sólida:
Cada entrega debe revisarse antes de firmar el albarán. Comprueba que la cantidad recibida coincide con la pedida y que los productos están en buen estado. Si hay discrepancias, anotálas en el albarán antes de firmar: una vez firmado es mucho más difícil reclamar.
Guarda los albaránes y factúralos contra las facturas que te envíe el proveedor al mes. Los errores de facturación existen y es tu dinero el que está en juego.
Una vez al trimestre, revísa cómo te ha ido con cada proveedor: ¿han cumplido los plazos? ¿ha habido incidencias en la calidad del producto? ¿han subido precios sin avisar? ¿han faltado a algún pedido en momentos clave? Con esa información decides si sigues con ese proveedor, buscas alternativas o renegocial condiciones.
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