El inventario de una tienda pequeña no tiene que ser complicado. Pero sí tiene que estar organizado: sin un sistema claro, acabas comprando cosas que ya tienes, agotándote en productos que se venden bien y perdiendo tiempo buscando lo que no encuentras.
Esta guía te da un sistema práctico para organizar el inventario de tu tienda, escalón a escalón, sin necesidad de software complejo para empezar.
Antes de organizar nada, necesitas saber qué tienes. Dedica un día (o un domingo por la tarde) a listar todos los productos que tienes en tienda y almacén: nombre, unidades y, si lo tienes, el precio de coste. Este inventario inicial es tu punto de partida.
Agrupa tus productos en familias lógicas para tu negocio. Una tienda de alimentación puede tener: frescos, lácteos, embutidos, conservas, bebidas, limpieza, frutas y verduras. Las categorías te permiten ver de un vistazo dónde está tu stock y qué familias te dan más margen.
Para cada producto que vendas regularmente, define un stock mínimo: la cantidad por debajo de la cual tienes que hacer pedido. Este número depende de cuánto tardas en recibir mercancía de ese proveedor y cuánto vendes por día. Con stock mínimo definido, nunca te quedarás sin género sin haberlo visto venir.
Cuando llega un pedido, regístralo antes de poner el género en el lineal. Anota: qué productos, cuántas unidades, fecha de recepción y, si aplica, fecha de caducidad del lote. Este registro es el que hace que tu inventario esté actualizado en tiempo real.
Este es el punto débil de muchas tiendas pequeñas: las entradas se registran con el albarán del proveedor, pero las salidas no se registran individualmente. El resultado es que no sabes cuánto tienes realmente sin hacer un conteo físico.
Con un TPV o un software de gestión, cada venta descuenta automáticamente del stock. Sin software, necesitas al menos un registro diario de ventas por producto para las referencias más importantes.
Una vez al mes, cuenta físicamente tus productos más importantes y compara con lo que dice tu registro. Las diferencias entre lo esperado y lo real son mermas (caducidad, rotura) o errores de registro. Detectarlas a tiempo es mucho más barato que encontrarlas en la cuenta de resultados a final de año.
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